Dieser Leitfaden enthält Einzelheiten zu Ordnerstrukturen, um Sie bei der Planung und Erstellung einer eigenen Ordnerstruktur zu unterstützen, die Ihren Anforderungen entspricht.
HINWEIS: Dieses Handbuch setzt voraus, dass Sie über einen freigegebenen Netzwerkordner verfügen, auf den die Autoren und Schreibkräfte zugreifen können.
Wir empfehlen auch, einige der folgenden Funktionen zu konfigurieren, um die Ordnerstruktur vollständig zu nutzen.
- Klicken Hier für eine Anleitung zum Konfigurieren von Autoren-IDs in ODMS
- Klicken Hier für eine Anleitung zum Konfigurieren von Autoren-IDs in SR2
- Klicken Hier für eine Anleitung zum Konfigurieren von Worktypes in ODMS
- Klicken Hier für eine Anleitung zum erweiterten Download in ODMS
- Klicken Hier für eine Anleitung zur Verwendung von Filtern in ODMS
Geben Sie die Pool-basierte Ordnereinrichtung ein
Dies ist eine einfache Ordnereinrichtung, bei der alle Diktate in einem Ordner gespeichert werden. Dadurch können Sie so schnell wie möglich mit minimalem Arbeitsaufwand für die Einrichtung von Ordnerstrukturen loslegen.
Bei dieser Einrichtung möchten Sie vielleicht die Funktionen Autoren-ID und Arbeitstyp-ID* in Verbindung mit der Filterfunktion* einrichten, um nur die Dateien anzuzeigen, die Sie benötigen, wenn Sie Dateien von mehreren verschiedenen Autoren erhalten.
*Worktype- und Filter-Funktion nur in ODMS verfügbar
Autorenbasierte Ordnereinrichtung
Dies ist eine einfache Ordnereinrichtung, bei der die Diktate im Ordner jedes Autors gespeichert werden. Dadurch lässt sich leichter erkennen, wer die Diktate erstellt hat und wie viele noch ausstehen.
Auf Arbeitstyp basierende Ordnereinrichtung
Dies ist eine Ordnereinrichtung, bei der die Diktate in jedem Ordner basierend auf der Art der Aufzeichnung gespeichert werden, z. B. Brief, Bericht, Korrespondenz, Umfrage. Dies hilft bei der Identifizierung, welches Dokument basierend auf dem Speicherort des Diktats erstellt werden muss.
Standortbasierte Ordnereinrichtung
Dies sind die komplexeren Ordnereinstellungen, bei denen die Diktate im Unterordner Arbeitstyp des Ordners des Autors gespeichert werden, der zu einer Abteilung dieses Standorts gehört. Dies wird Ihnen helfen, Diktate noch besser zu organisieren und zu verwalten.
Standortbasierte Ordnereinstellungen müssen jedoch nicht so komplex sein, sie können entsprechend angepasst werden. Beispielsweise kann der Arbeitstypordner entfernt werden, damit Diktate an den Autorenordner weitergeleitet werden. Alternativ kann der Abteilungsordner entfernt werden, Diktate aber weiterhin an die Autorenordner geleitet werden.
