Ce guide détaille les structures de dossiers, pour vous aider à planifier et à créer votre propre structure de dossiers adaptée à vos besoins.
REMARQUE : Ce guide suppose que vous disposez d'un dossier partagé sur le réseau auquel les auteurs et les dactylographes peuvent accéder.
Nous suggérons également de configurer certaines des fonctionnalités ci-dessous pour utiliser pleinement la structure des dossiers.
- Cliquez sur ici pour un guide sur la configuration des ID d'auteur dans ODMS
- Cliquez sur ici pour un guide sur la configuration des ID d'auteur dans SR2
- Cliquez sur ici pour un guide sur la configuration de Worktype dans ODMS
- Cliquez sur ici pour un guide sur le téléchargement avancé dans ODMS
- Cliquez sur ici pour un guide sur l'utilisation des filtres dans ODMS
Configuration du dossier basé sur le pool de saisie
Il s'agit d'une configuration de dossier simple où toutes les dictées sont stockées dans un dossier. Cela vous permettra d'être opérationnel dès que possible avec un minimum de travail requis pour la configuration des structures de dossiers.
Avec cette configuration, vous souhaiterez peut-être envisager de configurer les fonctionnalités ID d'auteur et ID de type de travail* en conjonction avec la fonction Filtre* pour afficher uniquement les fichiers dont vous avez besoin si vous allez recevoir des fichiers de plusieurs auteurs différents.
* Fonctionnalité de type de travail et de filtre uniquement disponible dans ODMS
Configuration du dossier basé sur l'auteur
Il s'agit d'une configuration de dossier simple où les dictées sont stockées dans le dossier de chaque auteur. Cela permet d'identifier plus facilement qui a créé les dictées et combien sont en attente.
Configuration du dossier basé sur le type de travail
Il s'agit d'une configuration de dossier où les dictées sont stockées dans chaque dossier en fonction du type d'enregistrements, par exemple lettre, rapport, correspondance, enquête. Cela permet d'identifier quel document doit être produit en fonction de l'endroit où la dictée est stockée.
Configuration du dossier basé sur le site
Il s'agit des configurations de dossier les plus complexes où les dictées sont stockées dans le sous-dossier Type de travail du dossier de l'auteur appartenant à un département de ce site. Cela vous aidera à mieux organiser et gérer les dictées.
Cependant, les configurations de dossiers basées sur le site ne doivent pas nécessairement être aussi complexes, elles peuvent être personnalisées en conséquence. Par exemple, le dossier Type de travail peut être supprimé afin que les dictées soient acheminées vers le dossier Auteur. Alternativement, le dossier Département peut être supprimé mais les dictées sont toujours acheminées vers les dossiers Auteur.
