Esta guía detalla las estructuras de carpetas para ayudarlo a planificar y crear una estructura de carpetas propia que se ajuste a sus necesidades.
NOTA: Esta guía asume que tiene una carpeta compartida en red a la que pueden acceder los autores y mecanógrafos.
También sugerimos configurar algunas de las características a continuación para utilizar completamente la estructura de carpetas.
- Hacer clic aquí para obtener una guía sobre cómo configurar ID de autor en ODMS
- Hacer clic aquí para obtener una guía sobre cómo configurar ID de autor en SR2
- Hacer clic aquí para obtener una guía sobre la configuración de tipos de trabajo en ODMS
- Hacer clic aquí para obtener una guía sobre la descarga avanzada en ODMS
- Hacer clic aquí para obtener una guía sobre el uso de filtros en ODMS
Configuración de carpetas basadas en Typing Pool
Esta es una configuración de carpeta simple donde todos los dictados se almacenan en una carpeta. Esto lo pondrá en funcionamiento lo antes posible con un trabajo mínimo requerido para configurar estructuras de carpetas.
Con esta configuración, es posible que desee considerar configurar las funciones ID de autor e ID de tipo de trabajo* junto con la función Filtro* para ver solo los archivos que necesita si va a recibir archivos de varios autores diferentes.
*La función de tipo de trabajo y filtro solo está disponible en ODMS
Configuración de carpetas basada en el autor
Esta es una configuración de carpeta simple donde los dictados se almacenan en la carpeta de cada autor. Esto ayuda a que sea más fácil identificar quién creó los dictados y cuántos están pendientes.
Configuración de carpetas según el tipo de trabajo
Esta es una configuración de carpetas donde los dictados se almacenan en cada carpeta según el tipo de grabación, por ejemplo, carta, informe, correspondencia, encuesta. Esto ayuda a identificar qué documento debe producirse en función de dónde se almacena el dictado.
Configuración de carpetas basadas en el sitio
Esta es la configuración de carpetas más compleja donde los dictados se almacenan en la subcarpeta Tipo de trabajo de la carpeta Autor perteneciente a un departamento de ese sitio. Esto ayudará a organizar y administrar los dictados aún más.
Sin embargo, las configuraciones de carpetas basadas en el sitio no tienen que ser tan complejas, se pueden personalizar en consecuencia. Por ejemplo, la carpeta Tipo de trabajo se puede eliminar para que los dictados se dirijan a la carpeta Autor. Alternativamente, la carpeta Departamento puede eliminarse pero aún tener dictados enrutados a las carpetas Autor.
